构建有效的遗赠计划日历系统：全球指南

遗赠计划（也称为计划捐赠或遗产捐赠）是全球非营利组织可持续筹款的关键组成部分。一个结构良好的遗赠计划日历系统对于有效管理与潜在捐赠者的关系、跟踪进度以及确保及时跟进至关重要。本指南提供了有关如何构建此类系统的全面概述，该系统可适应全球各种规模的组织和运营环境。

为什么遗赠计划日历系统很重要？

强大的遗赠计划日历系统具有诸多优势，包括：

• 改善捐赠者关系：主动的日历可确保与潜在和现有计划捐赠者保持定期沟通，从而加强关系并建立信任。
• 提高效率：集中跟踪活动可简化遗赠计划工作，节省时间和资源。
• 加强问责制：日历提供了所有遗赠计划活动清晰的记录，促进了问责制和透明度。
• 更好的管道管理：可视化遗赠计划管道有助于识别潜在的瓶颈和改进机会。
• 数据驱动的决策：跟踪关键指标可以进行明智的决策并优化遗赠计划策略。
• 持续跟进：日历可确保及时跟进潜在客户、咨询和承诺。
• 主动外展：周密的日历可实现主动联系潜在捐赠者，提高对遗赠机会的认识。

遗赠计划日历系统的关键组成部分

有效的遗赠计划日历系统通常包括以下组成部分：

1. 数据库集成

日历应与您组织的捐赠者数据库或 CRM（客户关系管理）系统集成。这可以无缝跟踪捐赠者互动、遗赠计划兴趣和个人信息。全球非营利组织常用的 CRM 系统包括 Salesforce、Raiser's Edge 和 Blackbaud CRM。在适当的情况下，考虑与专门的遗赠计划软件解决方案集成。

示例：当捐赠者表示有兴趣在其遗嘱中包含您的组织时，此信息应立即记录在 CRM 系统中，并链接到遗赠计划日历中的相关任务或提醒。

2. 任务管理

日历应能够创建和分配与遗赠计划活动相关的任务。这些任务可能包括：

• 捐赠者会议：安排和准备与潜在的计划捐赠者会面。
• 提案开发：起草根据个人捐赠者兴趣量身定制的遗赠计划提案。
• 跟进电话：回电以培养关系和回答问题。
• 活动策划：组织和推广遗赠计划研讨会、网络研讨会或其他活动。
• 营销活动：开发和实施有针对性的营销活动，以提高对遗赠机会的认识。
• 文件审查：审查捐赠协议、遗嘱意向和其他法律文件。
• 关怀活动：为现有遗产协会会员实施关怀计划。

示例：创建一项定期任务，每季度向所有表示有兴趣进行计划捐赠的个人发送一份新闻通讯，提供有关组织工作的最新信息，并强调遗产捐赠的影响。

3. 截止日期跟踪

日历应允许跟踪重要截止日期，例如：

• 捐赠协议截止日期：监控完成和签署捐赠协议的截止日期。
• 拨款申请截止日期：跟踪与遗赠计划相关的拨款申请截止日期。
• 税务申报截止日期：跟踪与捐赠者相关的税务申报截止日期。请注意，这些截止日期将因捐赠者的居住国而异。
• 活动注册截止日期：监控活动注册的截止日期。

示例：设置提醒，通知有关可能影响不同国家计划捐赠策略的即将到来的税法变更。这表明了您的专业知识，并为潜在捐赠者提供了宝贵的信息。

4. 沟通提醒

日历应包括发送定期沟通给潜在和现有计划捐赠者的提醒。此沟通可能包括：

• 感谢信：及时发送感谢捐赠和表示兴趣的信件。
• 生日卡：向捐赠者发送个性化生日贺卡。
• 节日祝福：向捐赠者发送节日祝福。
• 新闻通讯：发送定期新闻通讯，重点介绍计划捐赠的影响。
• 影响力报告：分享展示组织工作影响力的影响力报告。

示例：安排提醒，向最近做出计划捐赠承诺的捐赠者发送个性化的感谢信，强调其遗产的持久影响。

5. 报告和分析

日历系统应提供报告和分析功能，以跟踪关键指标，例如：

• 计划捐赠潜在客户数量：跟踪表示有兴趣进行计划捐赠的个人数量。
• 潜在计划捐赠的价值：估计管道中计划捐赠的潜在价值。
• 转化率：衡量潜在客户转化为已确认的计划捐赠的转化率。
• 平均捐赠金额：计算收到的计划捐赠的平均价值。
• 投资回报率 (ROI)：评估遗赠计划活动的投资回报率。

示例：生成一份报告，显示通过不同营销渠道产生的计划捐赠潜在客户数量，使您能够优化营销工作并有效分配资源。

构建您的遗赠计划日历系统：分步指南

以下是构建有效的遗赠计划日历系统的分步指南：

第一步：选择您的工具

选择您将用于管理遗赠计划日历的工具和平台。选项包括：

• CRM 系统：Salesforce、Raiser's Edge、Blackbaud CRM。这些系统提供全面的捐赠者管理和跟踪功能。
• 项目管理软件：Asana、Trello、Monday.com。这些工具可用于管理与遗赠计划活动相关的任务和截止日期。
• 日历应用程序：Google Calendar、Microsoft Outlook Calendar。这些可用于安排约会和设置提醒。
• 电子表格软件：Microsoft Excel、Google Sheets。这些可用于跟踪数据和生成报告。虽然功能不如专用的 CRM 或项目管理工具强大，但对于资源有限的小型组织来说，它们也是一个可行的选择。
• 专用遗赠计划软件：一些软件包专为遗赠计划设计，提供遗嘱管理、捐赠说明和捐赠者参与工具等功能。

选择合适的工具时，请考虑您的组织规模、预算和技术能力。不同平台之间的集成对于无缝工作流程至关重要。

第二步：定义您的遗赠计划活动

确定将包含在您的遗赠计划日历中的所有活动。这些活动可能包括：

• 捐赠者识别和研究：识别和研究潜在的计划捐赠者。
• 培养和参与：通过个人拜访、电话和活动与潜在捐赠者建立关系。
• 募捐：展示遗赠计划选项并具体请求计划捐赠。
• 关怀：认可并感谢捐赠者的计划捐赠，并让他们了解其慷慨的影响。
• 营销和沟通：通过新闻通讯、网站和社交媒体等各种渠道推广遗赠计划机会。
• 法律和财务管理：管理计划捐赠的法律和财务方面，例如捐赠协议、遗嘱和信托。

将每项活动分解为具体的任务，并指派团队成员负责。

第三步：创建日历模板

开发一个日历模板，其中包含每项活动的所有必要信息，例如：

• 日期和时间：活动将发生的时间。
• 描述：活动的简要摘要。
• 捐赠者姓名：所涉及的捐赠者姓名。
• 联系信息：捐赠者的电话号码和电子邮件地址。
• 任务分配：负责该活动的一名团队成员。
• 状态：活动的当前状态（例如，计划中、进行中、已完成）。
• 备注：任何相关的备注或评论。

使用一致的格式和命名约定进行所有条目，以确保清晰和一致。

第四步：填充日历

用所有计划的遗赠计划活动填充日历，包括定期任务、截止日期和沟通提醒。使用您的捐赠者数据库或 CRM 系统来识别潜在捐赠者并安排初步的外展活动。为每项活动设定切合实际的时间表，并留有灵活性以适应意外事件。

第五步：监控和更新日历

定期监控和更新日历，以确保其准确性和相关性。跟踪每项活动的进度并根据需要进行调整。使用日历系统的报告和分析功能来识别需要改进的领域。鼓励团队成员提供反馈和建议，以提高日历的有效性。

第六步：培训您的团队

为您的团队提供有关如何使用遗赠计划日历系统的全面培训。确保每个人都了解日历的重要性以及它如何为您的遗赠计划计划的整体成功做出贡献。鼓励团队成员积极参与日历的开发和维护。

为全球受众调整您的日历

与来自不同国家的捐赠者合作时，考虑文化差异和当地习俗非常重要。以下是一些为全球受众调整遗赠计划日历的技巧：

• 尊重文化规范：了解与送礼、沟通和个人空间相关的文化规范。
• 考虑时区：在方便不同时区捐赠者的时间安排会议和电话。
• 使用恰当的语言：使用清晰、简洁且易于理解的语言。避免使用行话和俚语。如有必要，请将材料翻译成捐赠者的母语。
• 提供灵活的捐赠选项：提供各种捐赠选项，以适应不同的偏好和财务状况。
• 了解税法：熟悉不同国家的税法，以确保以税收高效的方式结构化计划捐赠。必要时寻求专家建议。
• 尊重宗教信仰：在与捐赠者沟通时，要考虑宗教信仰和习俗。
• 研究当地法规：了解有关慈善捐赠和筹款的当地法规。
• 建立关系：投入时间与来自不同国家的捐赠者建立牢固的关系。对他们的文化和价值观表示真诚的兴趣。

示例：为日本捐赠者计划遗赠计划研讨会时，研究商务会议和送礼的适当礼仪。以清晰简洁的方式呈现信息，避免过于激进的销售策略。提供翻译服务，并提供各种捐赠选项，例如遗嘱和慈善信托。

示例日历条目：全球视角

以下是一些展示全球视角的示例日历条目：

• 日期：1 月 1 日 活动：向中国捐赠者发送新年问候（考虑到文化敏感性，可以发送数字问候）。
• 日期：3 月 17 日 活动：向爱尔兰捐赠者致以圣帕特里克节的问候（通常会赞赏一封简单的电子邮件来问候这一天）。
• 日期：5 月 5 日 活动：向墨西哥捐赠者发送五月五日节问候。
• 日期：斋月（日期可变） 活动：避免在禁食期间与穆斯林捐赠者安排会议或电话。在斋月结束时发送开斋节的问候。
• 日期：排灯节（日期可变） 活动：向印度教捐赠者发送排灯节问候。
• 日期：基于相关国家税法的特定日期： 活动：提醒国际捐赠者即将到来的纳税截止日期，以鼓励年底捐赠。

选择合适的技术

选择合适的技术对于构建成功的遗赠计划日历系统至关重要。请考虑以下几点：

• 可扩展性：随着您的组织发展，该系统是否可以扩展？
• 集成：它是否与您现有的 CRM 或捐赠者数据库集成？
• 可访问性：您的团队无论身在何处都可以访问它（这对于全球团队至关重要）？
• 安全性：它是否符合不同地区的数据安全标准（GDPR、CCPA 等）？
• 成本：总拥有成本是多少，包括许可、实施和培训？

在做出最终决定之前，请评估多种选项并进行彻底试用。征求团队的反馈，以确保所选技术满足他们的需求和偏好。

克服常见挑战

构建和维护遗赠计划日历系统可能会带来一些挑战。以下是一些常见问题及其解决方法：

• 数据孤岛：数据分散在不同的系统和部门。将您的日历系统与您的 CRM 或捐赠者数据库集成，以创建单一事实来源。
• 资源不足：员工和预算有限。优先考虑必要的遗赠计划活动，并利用技术自动化任务。
• 抵制变革：团队成员不愿采用新系统。提供全面的培训，并展示日历系统的好处。
• 数据不准确：数据过时或不完整。实施数据质量程序以确保准确性和完整性。
• 缺乏支持：领导层不支持遗赠计划计划。向领导层普及遗赠计划的重要性及其对组织长期可持续性的潜在影响。

结论

建立有效的遗赠计划日历系统对于吸引和培养计划捐赠，加强捐赠者关系以及确保您组织的长期可持续性至关重要。通过遵循本指南中概述的步骤并调整您针对全球受众的方法，您可以创建一个强大的日历系统，该系统可以带来成果并帮助您实现遗赠计划目标。请记住，在所有遗赠计划活动中，都要优先考虑捐赠者关系，保持持续沟通，并拥抱文化敏感性。

通过实施结构良好且具有全球意识的遗赠计划日历系统，您的组织可以释放计划捐赠的潜力，并确保更光明的未来。